10 extensiones para ser más productivos con Thunderbird

A lo largo de nuestra jornada laboral podemos pasarnos una importante fracción del tiempo delante de nuestro correo electrónico procesando mensajes, apagando algún que otro incendio, enviando respuestas, archivos, informes y un largo etcétera de situaciones. Aunque sea complicado, el correo electrónico debería ser un instrumento de trabajo que nos ayude a cumplir nuestras tareas y no una losa pesada que nos esclavice, un equilibrio complicado que requiere una gestión adecuada de nuestra bandeja de entrada y, sobre todo de nuestro tiempo. De todos los gestores de correo electrónico que existen, Thunderbird es uno de los más flexibles que podemos encontrar y, mediante sus extensiones, podemos dotarnos de una serie de recursos y herramientas que nos ayuden a mejorar la gestión de mensajes, citas y contactos.

Lo bueno de poder usar las extensiones para Thunderbird es que podemos complementar las funciones de la aplicación con funcionalidades adicionales que nos permitan gestionar mejor nuestros mensajes, los contactos, las tareas, la seguridad de la información o automatizar el procesamiento de los mensajes usando los filtros; en definitiva, configurarnos un entorno de trabajo que nos permita ser más productivos.

Siguiendo esta senda de la productividad y una mejor gestión de la información, vamos a dedicar unos minutos a revisar algunas extensiones para Thunderbird que vale la pena probar si queremos mejorar una de nuestras herramientas de trabajo básicas para el día a día:

Gestión de contactos

Google Contacts es una de esas extensiones para Thunderbird a tener en cuenta si queremos usar la nube de Google para mantener centralizada toda nuestra información de contactos y distribuir la información en Gmail o nuestros dispositivos móviles. Gracias a esta extensión Thunderbird tendrá a acceso a nuestra libreta de contactos en Gmail y podremos, desde el escritorio, añadir información y sincronizarla en la nube. La extensión soporta más de una cuenta de Google (y Google Apps), por tanto, podremos usar la información de varias fuentes desde Thunderbird.

EMail Address Crawler es una curiosa extensión que se dedica a rastrear todos los mensajes que tenemos en Thunderbird en busca de direcciones de correo electrónico susceptibles de integrarse en nuestra libreta de contactos, un proceso que solamente se hará con los mensajes que no tengan más de 5 años de antigüedad y que nos ayudará a tener la agenda siempre actualizada sin demasiado trabajo.

Contact Tabs es una extensión que podemos usar simultáneamente, por ejemplo, con Google Contacts y mejorar la experiencia de manejo de contactos de Thunderbird. Con este complemento podremos añadir a Thunderbird un buscador de contactos sin necesidad de pasar por la libreta de contactos y, además, podremos visualizar la ficha de cada contacto en una nueva pestaña que nos ofrece una visión “a pantalla completa” que evita que tengamos que andar navegando por las pestañas que aparecen en las fichas de contacto clásicas de Thunderbird.

Duplicate Contact Manager es un recurso interesante si estamos consolidando nuestra agenda de contactos puesto que revisa nuestra agenda de contactos en busca de entradas duplicadas para que las eliminemos o modifiquemos y así purgar la agenda.

Gestión de la información

RSS Dashboard es una extensión que nos ayudará a acceder de una manera más cómoda a los feeds RSS ya que Thunderbird puede actuar también como lector de feeds (un dato importante a tener en cuenta ahora que Google Reader va a cerrar). Esta extensión dotará a Thunderbird de un dashboard como el de Netvibes o iGoogle en el que podremos ver una clasificación de las notas que tenemos por leer en cada una de las fuentes a las que estamos suscritos.

CapsKiller es una curiosa extensión que nos ayudará a “rebajar el nivel de tensión” que podemos llegar a tener cuando leemos un correo escrito en mayúsculas por completo, ya sea el cuerpo del mensaje o el asunto del mismo. ¿Y en qué nos ayuda? Si todo el texto del asunto está escrito en mayúsculas, automáticamente lo cambiará a minúsculas y en futuras versiones el desarrollador promete trabajar para que funcione con el cuerpo del mensaje.

EditEmailSubject es una extensión que nos ofrece la oportunidad de retocar el asunto de los mensajes que recibimos. ¿Y para qué nos sirve una extensión así? Quizás, a primera vista, nos pueda parecer que esta extensión no nos aporta nada pero, por ejemplo, antes de clasificar un mensaje dentro de una carpeta local podríamos ajustar el asunto para que, posteriormente, nos sea más sencillo encontrarlo al hacer una búsqueda o localizar una información asociada a un proyecto determinado.

Gestión de mensajes

BorderColors GT es una extensión a tener en cuenta si manejamos múltiples cuentas de correo electrónico. Gracias a esta extensión podremos añadirle un borde de color asociado a cada cuenta de correo para que, al editar un nuevo mensaje, veamos por el color que estamos usando la cuenta de correo adecuada en todo momento.

Enviar Más Tarde es un complemento que nos permite programar mensajes de correo electrónico para que se envíen en momentos determinados y no tras darle al botón enviar.

Close tab on ESC y Close on Reply son dos extensiones para Thunderbird similares que nos ofrecen cierta comodidad a la hora de procesar los mensajes que abrimos en pestañas dedicadas. Por un lado, si abrimos un mensaje en una pestaña dedicada al hacer doble clic, podremos cerrarla pulsando sobre la tecla Escape y, por otro lado, si respondemos el mensaje también éste se cerrará automáticamente.

[gravatar email=”aitor@ayser.es” size=”50″ align=”left” style=”margin:5px 5px 5px 0;”]Fuente: Bitelia – JJ Velasco

Malas prácticas a evitar para no convertirnos en unos spammers

El término spam es algo que nos resulta bastante familiar y solemos usarlo para catalogar cualquier tipo de mensaje o comunicación que recibimos de manera no deseada y que, en cierta medida, nos molesta un poco. El spam es algo que va mucho más allá del correo electrónico y se ha multiplicado de la misma forma que se han multiplicado los canales de comunicación que tenemos a nuestra disposición y encontramos spam en llamadas telefónicas, en comentarios de blogs o a través de las redes sociales y, en muchos casos, el spam puede venir derivado de una mala forma de entender la comunicación online y malas prácticas a la hora de llevar a cabo campañas de publicidad a través de la red.

Con la experiencia, el usuario va aprendiendo a detectar el spam y a huir de él para que le quite el menor tiempo posible; sin embargo, cuando tenemos entre manos un proyecto en Internet y, por ejemplo, gestionamos una web o un perfil para una marca o una empresa, caemos en la tentación de querer aumentar la audiencia a gran velocidad y, sin pensarlo, usamos técnicas mucho más cercanas al spam que a una estrategia coherente de presencia en redes sociales.

La ausencia de una estrategia nos hace actuar “a lo loco” y sin un rumbo trazado, realizando actuaciones que no están demasiado meditadas y que pueden tener un impacto contrario al esperado si en vez de enganchar a nuestra audiencia potencial terminamos provocando en ella el rechazo más absoluto. Con la idea de ilustrar este tipo de cosas, vamos a dedicar unos minutos a repasar 5 prácticas de spam bastante molestas que podemos encontrar en la red y que debemos evitar para no convertirnos en unos spammers a jornada completa:

La mala escucha activa que se transforma en intrusión

Hoy en día podemos encontrar un buen número de herramientas que nos permiten escudriñar las redes sociales en busca de palabras clave determinadas y localizar tweets que hablen de nuestra empresa, nuestros productos o los de la competencia y así localizar a nuestros usuarios o potenciales nichos de mercado. Este tipo de análisis, que se suelen denominar “escuchas”, nos pueden servir para detectar conatos de crisis, detectar usuarios de nuestros servicios que requieren una respuesta o, en determinadas circunstancias, encontrar oportunidades en las que podríamos ofrecer nuestros servicios.

La escucha activa mal hecha, por ejemplo en Twitter, nos puede llevar al spam y alguna que otra vez, mientras conversamos con nuestros amigos, nos puede llegar un mensaje de algún desconocido que nos oferta un producto o un servicio, simplemente, porque detectó que usamos una de las palabras clave que estaba monitorizando.

Escuchar a los usuarios está muy bien pero, a veces, abusar de este tipo de técnicas nos puede dejar en muy mal lugar cuando no hacemos otra cosa que inmiscuirnos en las conversaciones ajenas, simplemente, para soltar “una perla publicitaria”.

Los merodeadores de foros

En el fondo este caso tiene cierto parecido al anterior aunque el contexto de aplicación es muy distinto. Los servicios de preguntas y respuesta así como los foros siguen teniendo un peso importante en Internet aunque, hoy en día, casi todas las conversaciones se desarrollen en redes sociales como Facebook o Twitter.

A la hora de buscar una recomendación para comprar un producto o contratar un servicio, los foros y la experiencia que relatan otros usuarios es algo que tenemos muy en cuenta a la hora de tomar decisiones y es algo que apreciamos bastante.

Sin embargo, dentro de este crowdsourcing desinteresado no es raro encontrarse “infiltrados” de marcas y empresas que intentan meter, entre los consejos de la gente, publicidad directa de sus productos y servicios y, por mucho que lo intenten maquillar, al final se termina notando y provoca también rechazo.

Forzando el link

Nadie puede negar que las técnicas de SEO no ayuden al posicionamiento de una página web y, por tanto, sean un factor importante a la hora de generar visitas. Los buscadores son una importante fuente de tráfico para cualquier página web y a todos nos interesa que se nos vea dentro de los primeros resultados de búsqueda.

Sin embargo, no siempre entendemos bien el SEO y pensamos que lo único que importa es que haya un gran número de enlaces que apunten a nuestra web y cuantos más sean los enlaces mejor para nuestro SEO. Si bien es cierto que los enlaces ayudan, las granjas de enlaces son algo Google suele penalizar y prima los links procedentes de páginas con cierta solvencia; un criterio que, a veces, se materializa en puro spam cuando intentamos colocar links allá por donde pasamos.

¿Y a qué me refiero con esto? En los blogs, por ejemplo, se puede generar muy buena conversación a través de los comentarios, sin embargo, lo que podría ser un espacio para intercambiar opiniones o conocimiento, a veces termina salpicado de enlaces off-topic con la intención de ganar enlaces entrantes a un sitio web y que se intentan maquillar como anuncios o como una “invitación a visitar un proyecto web” y que al final, dentro de la conversación, no aportan nada más allá del puro spam.

No abuses de tu audiencia

La facilidad para compartir contenidos a través de Facebook o Twitter, a veces, nos lleva a usar estos canales para compartir lo que hacemos en nuestro trabajo y darles cierto movimiento entre la gente que nos sigue o nos lee. Este tipo de prácticas, en sí mismas, no son malas y es bastante lógico y normal que compartamos con nuestros amigos las cosas que hacemos y o que lo hagamos con la gente que tiene a bien seguirnos en Twitter (porque, quizás, el tipo de contenidos que compartimos son algo que les interesa).

Sin embargo, no está de más pensar de vez en cuando en nuestra audiencia para no abusar del autobombo ni tampoco convertirlos en la audiencia de campañas de publicidad encubiertas que terminan enfadando más que agradando y consiguiendo ese engagement que alguien pensó que iba a conseguir a base de spam a través de Twitter o Facebook.

Mencionar en Twitter no siempre es la mejor manera de publicitar algo

He de reconocer que, a través de Twitter, me han llegado pistas bastante interesantes sobre productos y servicios que valía la pena probar y conocer; creo que Twitter es un buen canal para compartir información y, si procede, hacérsela llegar a gente a la que le puede parecer interesante.

No obstante, aunque Twitter nos ponga fácil eso de compartir información, a la hora de hacer publicidad las cosas no son tan simples como poner un tweet haciendo una mención a “nuestro objetivo”. Disparar, cual cañón anti-aéreo, tweets que no son más que la mención a un usuario y un texto predefinido (que enviamos a todo el mundo) o un link es una mala forma de hacer publicidad y es una práctica de spam que, seguramente, pueda tener como desenlace nuestra cuenta bloqueada.

[gravatar email=”aitor@ayser.es” size=”50″ align=”left” style=”margin:5px 5px 5px 0;”]Fuente: Bitelia – JJ Velasco

Por qué no debemos usar la misma contraseña en todos los servicios que usamos

El pasado fin de semana, Evernote vio comprometida la seguridad del servicio tras detectar una intrusión que habría tenido acceso a nuestros nombres de usuario, correos electrónicos y también a las contraseñas aunque, afortunadamente, éstas estaban cifradas. Como medida cautelar, Evernote decidió forzar el reseteo de las contraseñas de todos los usuarios del servicio y, entre las recomendaciones que hicieron, comentaron la importancia de no usar la misma clave en todos los servicios en los que nos registremos. Para muchos usuarios, no tener que recordar un amplio número de contraseñas es importante, máxime cuando cada vez son más los servicios disponibles en la red; sin embargo, a pesar de que nos facilitaría mucho las cosas ¿por qué no debemos usar la misma contraseña en todos los servicios que usamos?

Para muchos usuarios, seguramente, la respuesta a esta pregunta es más que evidente y no necesiten ningún tipo de explicación; sin embargo, existe un buen número de usuarios que repiten y repiten la misma contraseña en Facebook, Twitter, Evernote, Gmail y cualquier servicio disponible en la red que se nos ocurra. De hecho, para complicar aún más el escenario, tampoco es raro que la misma dirección de correo personal que usamos sea el login para muchos de estos servicios; un panorama que es mucho más habitual que lo que podríamos llegar a imaginar y que nos pone en riesgo, por ejemplo, ante un posible robo de identidad o la usurpación de nuestra cuenta.

No es la primera vez que hablamos de seguridad y, en alguna que otra ocasión, hemos hablado de consejos para generar contraseñas seguras o, directamente, crearlas a partir de servicios disponibles en la red. Sin embargo, de poco nos sirve una contraseña segura si es la misma que usamos en todos los servicios en los que estamos registrados porque la probabilidad de ser víctimas de cualquier tipo de ataque es mucho mayor.

Quizás pueda parece que estoy exagerando pero, si tomamos como referencia el caso de Evernote, en el hipotético caso que alguien lograse descifrar las contraseñas tendría un listado de pares cuenta de correo-contraseña con la que probar, por ejemplo, en Facebook, Twitter, LinkedIn, Gmail y cualquier servicio que se nos ocurra. Si la contraseña es la misma en todos ellos, un atacante con no muy buenas intenciones tendría “barra libre” para acceder a toda nuestra información personal o realizar publicaciones en nuestro nombre.

A lo mejor el caso de Evernote es demasiado rebuscado pero hace algo más de seis meses que robaron un buen número de contraseñas de LinkedIn y, de camino, también podrían haber tenido acceso a las cuentas de otros servicios. Otro escenario que podemos encontrar es el uso de aplicaciones que usan conexiones no cifradas (el correo, por ejemplo) en redes Wi-Fi abiertas y enviar, por dicho canal, nuestro usuario y contraseña para que un tercero con malas intenciones lo intercepte e intente usarlo en otros servicios o, incluso, que alguien intercepte lo que escribimos en un ordenador de uso público (con un keylogger) y pruebe la contraseña interceptada en otros servicios.

Como podemos observar, los escenarios en los que nuestros datos se pueden ver comprometidos están ahí y en nuestra mano está evitar que se hagan una realidad que nos haga pasar un mal rato. ¿Y qué debemos hacer? ¿Cómo podemos adoptar prácticas seguras sin tener que recurrir a una libreta en la que apuntar todas las contraseñas? ¿Tenemos que depender de nuestra memoria?

Lo ideal sería recordar las contraseñas, no tenerlas que apuntar en ninguna parte y que siguieran patrones seguros pero, si no tenemos buena memoria, siempre podemos recurrir a algunas reglas que nos ayuden a llegar a un equilibrio entre nuestra memoria y algo seguro; por ejemplo, podemos usar patrón y, sobre éste, introducir variaciones.

Cada vez son más habituales los intentos de robo de información y suplantación de identidad, un hecho para el que la mejor defensa somos nosotros mismos y la adopción de buenas prácticas de uso.

[gravatar email=”aitor@ayser.es” size=”50″ align=”left” style=”margin:5px 5px 5px 0;”]Fuente: Bitelia – JJ Velasco

Extensiones de Thunderbird para trabajar con los filtros de mensajes

El correo electrónico es una herramienta de comunicación que puede ser de lo más útil y, a la vez, convertirse en un camino hacia la frustración y el estrés si no sabemos gestionarlo adecuadamente. Poner orden en nuestro inbox es algo sumamente importante para organizar nuestras tareas, poner el foco en lo que es realmente importante y, en definitiva, dedicarnos a nuestro trabajo y no a leer exclusivamente correos electrónicos. Hace una semana hablamos de los filtros como recurso efectivo a la hora de ordenar nuestros mensajes y, siguiendo por esta senda, vamos a intentar poner estos recursos en práctica gracias a Thunderbird y sus extensiones.

Crear un filtro en Thunderbird es algo bastante sencillo y, realmente, no es una tarea que nos quite mucho tiempo; de hecho, creo que es algo que podemos considerar una inversión de tiempo porque nos puede ahorrar mucho tiempo a la hora de procesar nuestros mensajes al realizar una criba que separa lo que es importante de lo que no lo es.

El otro día comentábamos algunas ideas para configurar los filtros de mensajes en el correo, ya fuese filtrando por temáticas o contenidos del mensaje (asunto, remitente, etc) y archivando el mensaje en su correspondiente carpeta o, por el contrario, generando una especie de bandejas de entrada intermedias que sirvan para clasificar mensajes según su importancia o prioridad y “atacar” siempre primero a los más importantes.

Para facilitarnos aún más las cosas, entre el amplio catálogo de extensiones que podemos encontrar en Thunderbird, podemos encontrar algunas propuestas enfocadas en los filtros de mensajes y en hacernos aún más sencilla su configuración:

quickFilters

quickFilters es una extensión bastante valorada por los usuarios de Thunderbird que nos ayuda a crear filtros de mensajes “al vuelo” arrastrando y soltando mensajes desde la bandeja de entrada hasta su carpeta destino; una acción que la extensión aprovechará para buscar los patrones comunes y ofrecernos el germen de un nuevo filtro que podemos depurar y ajustar hasta llegar al que vamos buscando.

Si generar un filtro es, desde el punto de vista operativo, bastante simple y solamente requiere un pequeño ejercicio de meditación por nuestra parte para desarrollar qué queremos filtrar; gracias a esta extensión nuestras propias actividades diarias serbirán para generar la base sobre la que construir nuevos filtros de mensajes.

Send Filter

Send Filter es una extensión que nos permite aplicar filtros a los mensajes enviados. Quizás, a primera vista pueda sonar algo raro pero, realmente, tiene todo el sentido del mundo.

Por regla general, los filtros solamente se aplican a los mensajes que llegan a nuestra bandeja de entrada y, por tanto, los que enviamos tenemos que clasificarlos a mano si queremos mantener un orden o un histórico de toda nuestra actividad. Gracias a esta extensión, una vez se envíe un mensaje, en vez de almacenarse directamente en enviados pasará por las reglas de nuestros filtros para almacenarse en la carpeta correspondiente.

Expiry Timestamp

Expiry Timestamp es una interesante extensión destinada a marcar todos nuestros mensajes con una especie de “fecha de caducidad” que se añade a la cabecera del mensaje y que podemos usar para controlar la vigencia que puede tener un mensaje antes de ser archivado automáticamente gracias a la aplicación de un filtro.

¿Y qué para qué controlar la vigencia de un mensaje? Muchas veces dejamos en el inbox mensajes que requieren una acción por nuestra parte o, simplemente, los dejamos a modo de recordatorio. Con esta extensión, marcaremos una vigencia para estos recordatorios y superada la fecha marcada, los mensajes podrían ser eliminados o trasladados a una carpeta; una tarea que podemos automatizar y nos ayudará a ganar algo de tiempo y claridad en la bandeja de entrada.

[gravatar email=”aitor@ayser.es” size=”50″ align=”left” style=”margin:5px 5px 5px 0;”]Fuente: Bitelia – JJ Velasco